Сколько времени нужно на подготовку делового мероприятия?

Срок зависит от масштаба, формата, количества участников, площадки, деловой программы и технической сложности. Камерную встречу можно подготовить быстрее, а крупный форум, конгресс или выставочную программу лучше планировать заранее, чтобы спокойно проработать площадку, спикеров, продвижение, регистрацию и техническую часть.

Можно ли заказать только отдельные услуги, а не мероприятие под ключ?

Да. Мы можем подключиться к отдельному направлению: разработать концепцию, подготовить деловую программу, организовать техническое обеспечение, застройку экспо-зоны, продвижение, PR, регистрацию участников или работу со спикерами.

Вы занимаетесь продвижением мероприятия?

Да. Мы можем разработать и реализовать кампанию продвижения: контекстную рекламу, таргетированную рекламу, SMM, посевы в социальных сетях, email-коммуникации, работу с прессой, отраслевыми и федеральными СМИ, информационными партнёрами.

Можно ли организовать трансляцию деловой программы?

Да. Мы обеспечиваем трансляции для онлайн- и гибридных мероприятий, подбираем оборудование, режиссёрскую группу, операторов, звук, свет, мультимедиа и техническую команду. Трансляцию можно организовать на сайт мероприятия, в социальные сети, на видеоплатформы или для СМИ.

Работаете ли вы с VIP-гостями и иностранными делегациями?

Да. Мы можем сопровождать работу с VIP-гостями, иностранными делегациями, переводчиками, специальными службами, протоколом, логистикой, аккредитацией и персональными маршрутами участников.

Можно ли разработать сайт или приложение для мероприятия?

Да. Мы можем создать сайт, мобильное приложение, систему регистрации, интерактивные задания, игровые механики и digital-инструменты для участников мероприятия. Состав решений зависит от формата, масштаба и задач проекта.

Что входит в стоимость организации делового мероприятия?

Стоимость зависит от площадки, количества участников, технического оснащения, состава программы, застройки, продвижения, персонала, трансляции, контента и дополнительных digital-решений. После брифинга мы формируем состав работ и предварительную смету.

Чем деловое мероприятие отличается от корпоративного?

Деловое мероприятие чаще ориентировано на внешнюю аудиторию: партнёров, клиентов, отраслевое сообщество, СМИ, представителей бизнеса или государственных структур. Поэтому особенно важны программа, спикеры, регистрация, PR, деловая логика, техническая стабильность и пост-аналитика.

Организация деловых мероприятий под ключ

• Полный цикл организации под ключ

• Концепция, площадка, программа, подрядчики

• Работа со спикерами, партнёрами, прессой и участниками

• Контроль сроков, бюджета, качества и результата

Обсудить проект

Главная

/

Форумы и конгрессы

Деловые мероприятия

Что входит в организацию делового мероприятия

Концепция мероприятия

Идея, формат, позиционирование и структура программы. Определяем цель, аудиторию, смыслы и результат.

Брендинг
мероприятия

Название, айдентика и визуальное оформление проекта. Готовим материалы для площадки, навигации и коммуникаций.

Деловая
программа

Темы, треки, сессии, тайминг и состав спикеров. Сопровождаем подготовку выступлений и работу экспертов.

Экспо-зона и выставочные пространства

Проектируем стенды, переговорные зоны, навигацию и маршруты. Организуем застройку и работу экспонентов.

Техническое обеспечение

Звук, свет, мультимедиа, сцена, трансляции и запись. Подбираем решение под формат мероприятия.

Продвижение и PR

Реклама, SMM, PR, посевы и работа с прессой. Привлекаем СМИ, инфопартнёров и целевую аудиторию.

Почему мы?

Эксклюзивная экспертиза

Event, PR, деловые коммуникации и креатив в одной команде

Событие под бизнес-задачу

Проектируем мероприятие как инструмент для результата заказчика

Единая экосистема

Концепция, программа, площадка, подрядчики и продвижение под контролем

Экономия времени

Берём на себя координацию, согласования и операционное управление

Прозрачный бюджет

Понятная смета, этапность, контроль изменений

Резонанс

Создаём вовлечённость, сообщество и эффект, который работает дальше

Организация деловых мероприятий для бизнеса и государственных заказчиков

Деловое мероприятие должно решать конкретную задачу: собрать профессиональное сообщество, презентовать проект, усилить статус бренда, выстроить диалог с партнёрами, привлечь инвесторов, клиентов или представителей отрасли.

MAXIFORUM — провайдер событий, который помогает компаниям развивать продукты, усиливать бренд, формировать профессиональное сообщество и выстраивать диалог с партнёрами, клиентами, инвесторами и представителями отрасли.

Мы начинаем с задачи заказчика: кого нужно собрать, какой смысл донести, какие встречи провести, какую роль должны сыграть спикеры, партнёры, СМИ и участники. После этого проектируем формат мероприятия, программу, визуальный образ, сценарий, регистрацию, техническую инфраструктуру, PR-сопровождение и продвижение.

Так мероприятие работает не только в день проведения. Его материалы, выступления, публикации, партнёрские контакты, фото- и видеоконтент, аналитика и обратная связь продолжают приносить пользу после завершения проекта.

Этапы работ

Брифинг

01

Цели, аудитория, формат, география, участники и требования к проекту

Концепция

02

Позиционирование, структура, тайминг, план работ, команда и бюджет

Программа

03

Темы, треки, сессии, спикеры, модераторы и форматы участия

Площадка

04

Зонирование, навигация, техника, логистика, монтаж и подрядчики

Продвижение

05

PR, SMM, реклама, посевы, СМИ, партнёры и коммуникация с участниками

Проведение

06

Координация на площадке, контроль тайминга, трансляции, отчёт и рекомендации

Давайте обсудим ваше мероприятие

Оставьте заявку, мы предложим формат мероприятия, структуру и план подготовки мероприятия под ваши задачи.

Узнать больше

Организация делового мероприятия требует точной координации большого количества процессов. Нужно не только выбрать площадку и собрать участников, но и связать между собой программу, спикеров, регистрацию, навигацию, техническое оснащение, трансляцию, работу с VIP-гостями, прессой, партнёрами и подрядчиками.

Деловые мероприятия под ключ: от идеи до пост-аналитики

MAXIFORUM работает с деловыми мероприятиями разного формата: от закрытых встреч и стратегических сессий до отраслевых конференций, форумов, конгрессов, выставочных программ и гибридных событий с онлайн-трансляцией.

В рамках проекта мы можем разработать сайт мероприятия, мобильное приложение, систему регистрации и аккредитации участников. При необходимости подключаем дополнительные digital-решения: интерактивные задания, игровые механики, моушн-дизайн, 3D, VR, AR, презентационный и мультимедийный контент.

Отдельное направление работы — продвижение мероприятия. Для привлечения участников используем контекстную и таргетированную рекламу, посевы в социальных сетях, SMM, PR, email-коммуникации, работу с отраслевыми и деловыми СМИ, информационными партнёрами и партнёрскими базами.

На площадке команда MAXIFORUM контролирует монтаж, технические репетиции, регистрацию, движение гостей, работу сцены, тайминг программы, трансляции, пресс-подходы, VIP-маршруты и взаимодействие с подрядчиками.

После мероприятия заказчик получает не только фото- и видеоматериалы, но и аналитику: как прошла регистрация, какие каналы продвижения дали результат, насколько активно участники взаимодействовали с программой, какие публикации вышли в СМИ и какие выводы стоит учесть при подготовке следующего события.