Организация форумов под ключ
• Концепция, позиционирование и брендинг форума
• Деловая программа, спикеры, модераторы и VIP-гости
• Экспо-зона, аккредитация, навигация и сопровождение участников
• Техническое обеспечение, трансляции, продвижение, PR и аналитика
/
/
Организация форумов
Что входит в организацию форума
Концепция форума
Идея, формат, позиционирование и структура программы. Определяем цель, аудиторию и результат.
Брендинг форума
Название, айдентика и визуальное оформление проекта. Готовим материалы, навигацию и брендированные зоны.
Деловая
программа
программа
Треки, сессии, дискуссии, круглые столы и спикеры. Сопровождаем подготовку выступлений.
Экспо-зона и выставочные пространства
Проектируем стенды, зоны партнёров, переговорные пространства, навигацию и маршруты участников.
Техническое обеспечение и трансляции
Звук, свет, мультимедиа, сцены, экраны, трансляции, запись и работа технической команды.
Продвижение и
PR
PR
Реклама, SMM, PR, посевы, СМИ, инфопартнёры, спонсоры и привлечение целевой аудитории.
Почему мы?
Эксклюзивная экспертиза
Event, PR, деловые коммуникации и креатив в одной команде
Событие под бизнес-задачу
Проектируем мероприятие как инструмент для результата заказчика
Единая экосистема
Концепция, программа, площадка, подрядчики и продвижение под контролем
Экономия времени
Берём на себя координацию, согласования и операционное управление
Прозрачный бюджет
Понятная смета, этапность, контроль изменений
Резонанс
Создаём вовлечённость, сообщество и эффект, который работает дальше
Организация форумов для бизнеса и государственных заказчиков
Форум подходит для задач, где нужно собрать несколько аудиторий вокруг общей повестки: представителей отрасли, партнёров, экспертов, СМИ, инвесторов, государственных структур, профессионального сообщества или корпоративных участников.
MAXIFORUM оказывает услуги по организации форумов под ключ: от разработки концепции и деловой программы до технического сопровождения, продвижения, PR, аккредитации участников, работы с партнёрами и пост-аналитики.
Мы начинаем с задачи заказчика: зачем проводится форум, какую аудиторию нужно собрать, какие темы должны прозвучать, какие спикеры и партнёры важны, какие результаты нужно получить после мероприятия. На основе этого формируем структуру форума, программу, визуальный образ, сценарий, площадку, коммуникации и план продвижения.
Такой подход помогает сделать форум не разовым событием, а деловой площадкой для выступлений, переговоров, партнёрских встреч, общения со СМИ и продолжения коммуникации после завершения проекта.
Этапы работ
Брифинг
01
Цели, аудитория, формат, география, участники и требования к форуму
Концепция
02
Позиционирование, структура, тайминг, план работ, команда и бюджет
Программа
03
Треки, сессии, дискуссии, спикеры, модераторы и форматы участия
Площадка
04
Зонирование, экспо-зона, навигация, регистрация, логистика и подрядчики
Продвижение
05
PR, SMM, реклама, посевы, СМИ, партнёры и коммуникация с участниками
Проведение
06
Координация форума, тайминг, трансляции, VIP-маршруты, отчёт и аналитика
Давайте обсудим организацию форума
Оставьте заявку, мы предложим формат форума, структуру и план подготовки форума под ваши задачи.
Организация форума требует точной координации большого количества процессов. Нужно не только выбрать площадку и пригласить участников, но и связать между собой деловую программу, спикеров, модераторов, регистрацию, аккредитацию, экспо-зону, навигацию, техническое оснащение, трансляции, PR, работу со СМИ, партнёрами и подрядчиками.
Организация и проведение форумов: от концепции до отчёта
Обычно в организацию форума входят:
MAXIFORUM организует форумы разных форматов: отраслевые, деловые, корпоративные, международные, молодёжные, экспертные, социальные, образовательные, очные, гибридные и онлайн-форумы. Формат подбирается под цели заказчика, аудиторию, географию, бюджет, требования к безопасности и ожидаемый результат.
В зависимости от задачи форум может включать:
В рамках проекта мы можем разработать сайт форума, мобильное приложение, систему регистрации, личный кабинет участника и digital-инструменты для взаимодействия с аудиторией. При необходимости подключаем интерактивные задания, голосования, опросы, игровые механики, моушн-дизайн, 3D, VR, AR, презентационный и мультимедийный контент.
Отдельное направление — продвижение форума. Для привлечения участников и формирования интереса к событию используем контекстную и таргетированную рекламу, SMM, посевы в социальных сетях, PR, email-коммуникации, работу с отраслевыми, деловыми и федеральными СМИ, информационными партнёрами и партнёрскими базами.
Если форум предполагает участие иностранных делегаций, VIP-гостей, представителей органов власти, специальных служб или крупных партнёров, мы отдельно прорабатываем:
На площадке команда MAXIFORUM контролирует монтаж, технические репетиции, регистрацию, движение гостей, работу сцены, тайминг программы, трансляции, пресс-подходы, работу экспо-зоны, VIP-маршруты и взаимодействие с подрядчиками.
После форума заказчик получает материалы и аналитику:
Это помогает оценить результат мероприятия, понять, какие решения сработали лучше всего, и точнее планировать следующие форумы.
- разработка стратегической концепции, темы и позиционирования форума;
- создание бренда и визуальной системы проекта;
- разработка архитектуры деловой программы, треков, сессий и специальных форматов;
- работа со спикерами, модераторами, экспертами, VIP-гостями и иностранными делегациями;
- подбор площадки, проектирование зонирования, навигации и маршрутов участников;
- проектирование, застройка и сопровождение выставочных пространств, стендов, экспо-зон и переговорных пространств;
- организация регистрации и аккредитации участников, включая решения с дополнительной идентификацией при необходимости;
- техническое обеспечение залов, сцен, трансляций и записи выступлений: звук, свет, мультимедиа, экраны и режиссёрская группа;
- организация трансляции деловой программы на сайт мероприятия, в социальные сети, видеоплатформы или для СМИ;
- создание контента для мероприятия: презентации, моушн-дизайн, 3D, VR, AR, интерактивные материалы и digital-механики;
- разработка сайта, мобильного приложения, личного кабинета участника, игровых механик и интерактивных заданий;
- поиск партнёров, продажа спонсорских пакетов и работа с информационными партнёрами;
- продвижение форума: PR, SMM, контекстная и таргетированная реклама, посевы в соцсетях, работа с прессой и СМИ;
- управление подрядчиками, логистикой, монтажом, демонтажем, персоналом и изменениями по ходу подготовки;
- авторский надзор, контроль качества, пост-аналитика, отчётность и рекомендации после завершения проекта.
MAXIFORUM организует форумы разных форматов: отраслевые, деловые, корпоративные, международные, молодёжные, экспертные, социальные, образовательные, очные, гибридные и онлайн-форумы. Формат подбирается под цели заказчика, аудиторию, географию, бюджет, требования к безопасности и ожидаемый результат.
В зависимости от задачи форум может включать:
- пленарную часть;
- несколько тематических треков;
- экспертные сессии и круглые столы;
- выставочное пространство;
- переговорные зоны;
- зоны партнёров и спонсоров;
- пресс-подходы и работу со СМИ;
- онлайн-трансляцию;
- специальные мероприятия для партнёров или VIP-гостей;
- digital-инструменты для регистрации, навигации и вовлечения участников.
В рамках проекта мы можем разработать сайт форума, мобильное приложение, систему регистрации, личный кабинет участника и digital-инструменты для взаимодействия с аудиторией. При необходимости подключаем интерактивные задания, голосования, опросы, игровые механики, моушн-дизайн, 3D, VR, AR, презентационный и мультимедийный контент.
Отдельное направление — продвижение форума. Для привлечения участников и формирования интереса к событию используем контекстную и таргетированную рекламу, SMM, посевы в социальных сетях, PR, email-коммуникации, работу с отраслевыми, деловыми и федеральными СМИ, информационными партнёрами и партнёрскими базами.
Если форум предполагает участие иностранных делегаций, VIP-гостей, представителей органов власти, специальных служб или крупных партнёров, мы отдельно прорабатываем:
- протокол;
- маршруты участников;
- аккредитацию и зоны доступа;
- сопровождение делегаций;
- работу переводчиков;
- логистику прибытия и перемещений;
- взаимодействие с площадкой и ответственными службами;
- персональные сценарии для VIP-гостей.
На площадке команда MAXIFORUM контролирует монтаж, технические репетиции, регистрацию, движение гостей, работу сцены, тайминг программы, трансляции, пресс-подходы, работу экспо-зоны, VIP-маршруты и взаимодействие с подрядчиками.
После форума заказчик получает материалы и аналитику:
- данные по регистрации и посещаемости;
- оценку эффективности каналов продвижения;
- информацию об активности участников;
- отчёт по работе СМИ и публикациям;
- данные по партнёрам, спонсорам и экспо-зоне;
- фото- и видеоматериалы;
- выводы и рекомендации для следующих проектов.
Это помогает оценить результат мероприятия, понять, какие решения сработали лучше всего, и точнее планировать следующие форумы.
Наши проекты
Форум по инвестициям и трейдингу «Инвест Базар’26»
Создать отраслевую площадку для инвесторов, экспертов, партнёров и участников финансового рынка
Задача:
- более 1400 участников
- более 120 спикеров
- более 30 партнёров
- полные залы на ключевых сессиях
- высокий уровень вовлечённости аудитории
Результат:
Новогодний корпоратив «АРЕАЛ 2026»
Создать иммерсивное событие, которое сплотит команду и эмоционально поддержит ребрендинг компании
Задача:
- усиление корпоративной культуры
- вовлечение сотрудников и их семей
- интеграция новой идентичности бренда
- иммерсивные зоны и видеоконтент
- долгосрочный эффект для бренда работодателя
Результат:
Форум инновационных финансовых технологий FINOPOLIS
Создать площадку для диалога о будущем финансовых технологий.
Задача:
- форум и выставка федерального масштаба
- единая деловая программа и экспозиция
- сильная профессиональная аудитория
- высокая вовлечённость участников
- устойчивый отраслевой резонанс
Результат:
Биржевой товарный рынок
X Международный форум
X Международный форум
Усилить статус форума как ключевой площадки диалога государства, бизнеса и товарных рынков.
Задача:
Результат:
- 1400 участников
- 125 спикеров
- 23 сессии
- 7 подписанных соглашений
- 5 партнёров форума
- обновлённая деловая программа и экспо-зона
Ответы на вопросы
Срок зависит от масштаба форума, количества участников, состава деловой программы, площадки, технического оснащения, экспо-зоны, продвижения и требований к аккредитации. Небольшой форум можно подготовить быстрее, а крупный отраслевой или международный проект лучше планировать заранее.
Да. Мы можем подключиться к отдельному направлению: разработать концепцию форума, подготовить деловую программу, организовать экспо-зону, техническое обеспечение, трансляцию, продвижение, PR, регистрацию участников или работу со спикерами.
Да. Мы можем разработать и реализовать продвижение форума: контекстную рекламу, таргетированную рекламу, SMM, посевы в соцсетях, email-коммуникации, работу с прессой, отраслевыми, деловыми и федеральными СМИ, информационными партнёрами.
Да. Мы обеспечиваем трансляции для онлайн- и гибридных форумов, подбираем оборудование, режиссёрскую группу, операторов, звук, свет, мультимедиа и техническую команду. Трансляцию можно организовать на сайт форума, в социальные сети, на видеоплатформы или для СМИ.
Да. Мы можем сопровождать работу с VIP-гостями, иностранными делегациями, переводчиками, специальными службами, протоколом, логистикой, аккредитацией и персональными маршрутами участников.
Да. Мы можем создать сайт форума, мобильное приложение, систему регистрации, личный кабинет участника, интерактивные задания, игровые механики и digital-инструменты для вовлечения аудитории. Состав решений зависит от формата и задач проекта.
Стоимость зависит от площадки, количества участников, количества залов и сессий, технического оснащения, трансляций, застройки, персонала, продвижения, контента, аккредитации и дополнительных digital-решений. После брифинга мы формируем состав работ и предварительную смету.
MAXIFORUM организует отраслевые, деловые, корпоративные, международные, молодёжные, экспертные, социальные, образовательные, очные, гибридные и онлайн-форумы. Формат подбирается под задачи заказчика, аудиторию, бюджет, географию и ожидаемый результат.
Форум подходит, когда нужно собрать несколько аудиторий вокруг общей повестки: представителей отрасли, партнёров, экспертов, СМИ, инвесторов, государственных структур или профессионального сообщества. Такой формат используют для обсуждения важных тем, презентации инициатив, развития партнёрств и формирования публичной позиции.
Форум обычно шире по задачам: он объединяет деловую программу, несколько групп участников, партнёрские активности, публичную повестку, работу со СМИ, экспо-зону, переговоры и коммуникацию после события. Это не только встреча гостей, а площадка для обсуждения темы, продвижения инициативы и формирования профессионального сообщества.
Давайте обсудим организацию форума
Мы поможем определить формат, состав программы, требования к площадке, техническому оснащению, продвижению, аккредитации и пост-аналитике. После этого подготовим понятный состав работ и предварительную смету.